Guide d'Importation des Fournisseurs

🎯 À quoi sert ce système ?

Ce système vous permet d'importer en une seule fois plusieurs fournisseurs dans Cocohop. Au lieu de les ajouter un par un manuellement, vous pouvez :

1. Préparer un fichier Excel avec tous vos fournisseurs

2. Envoyer ce fichier à Cocohop

3. Le système s'occupe automatiquement de :

   • Créer vos fournisseurs dans Cocohop

   • Trouver les lieux associés (via Google Places)

   • Lier les lieux à vos fournisseurs

📝 Préparation de votre fichier

Format du fichier

Vous pouvez utiliser :

• Excel (fichier .xlsx ou .xls)

• CSV (fichier texte avec séparateur virgule)

Colonnes à inclure

Votre fichier doit contenir les colonnes suivantes. Les noms des colonnes peuvent varier (le système les reconnaît automatiquement) :

Informations sur le Fournisseur (obligatoires)

Informations sur le Lieu (optionnelles mais recommandées)

⚠️ Important

• Seul le nom du fournisseur est obligatoire

• L'adresse est utilisée automatiquement pour créer l'adresse du fournisseur dans Cocohop

• Plus vous fournissez d'informations sur le lieu, mieux le système pourra le trouver automatiquement

• Les coordonnées GPS (latitude/longitude) aident beaucoup à trouver le bon lieu

• Les champs description, tarifs et type sont utilisés lors de l'association des ressources aux fournisseurs

📊 Exemple de fichier

Voici un exemple de ce à quoi devrait ressembler votre fichier :

💡 Astuce

Vous trouverez dans ce dossier des fichiers d'exemple (exemple_fournisseurs.csv et exemple_fournisseurs.xlsx) que vous pouvez utiliser comme modèle pour créer votre propre fichier.

🚀 Comment utiliser le système

Étape 1 : Préparer votre fichier

1. Ouvrez Excel (ou votre tableur préféré)

2. Créez un fichier avec les colonnes mentionnées ci-dessus

3. Remplissez les informations de vos fournisseurs

4. Sauvegardez votre fichier

Étape 2 : Envoyer le fichier

Le fichier doit être envoyé à Cocohop via l'interface technique. Contactez votre administrateur Cocohop ou le support technique pour obtenir l'accès à l'outil d'importation.

Étape 3 : Vérifier les résultats

Après l'importation, vous recevrez un rapport indiquant :

• ✅ Combien de fournisseurs ont été créés avec succès

• ❌ Les éventuelles erreurs (fournisseurs qui n'ont pas pu être importés)

• 📍 Les lieux qui ont été associés à vos fournisseurs

✅ Vérifications avant l'importation

Avant d'envoyer votre fichier, vérifiez :

• Tous les fournisseurs ont un nom (colonne obligatoire)

• Les adresses email sont correctes (format : nom@domaine.com)

• Les numéros de téléphone sont au bon format (avec indicatif pays si nécessaire)

• Les URLs des sites web commencent par https:// ou http://

• Les coordonnées GPS sont des nombres (latitude entre -90 et 90, longitude entre -180 et 180)

• Pas de lignes vides dans votre fichier

• Les caractères spéciaux (accents, etc.) sont bien encodés

❓ Questions fréquentes

Puis-je importer plusieurs fournisseurs en une fois ?

Oui ! Vous pouvez importer autant de fournisseurs que vous voulez dans un seul fichier. Il n'y a pas de limite.

Que se passe-t-il si un fournisseur existe déjà ?

Le système gère automatiquement les doublons. Si un fournisseur avec le même nom existe déjà, il ne sera pas créé en double. Si une ressource existe déjà, elle ne sera pas dupliquée.

Dois-je avoir toutes les informations pour chaque fournisseur ?

Non. Seul le nom est obligatoire. Cependant, plus vous fournissez d'informations, mieux le système pourra :

• Trouver automatiquement le lieu associé

• Créer un profil complet du fournisseur

Le système peut-il trouver un lieu même si je n'ai pas les coordonnées GPS ?

Oui, mais c'est plus fiable si vous fournissez :

• Au minimum : nom du lieu, ville, pays

• Idéalement : adresse complète

• Optimal : coordonnées GPS

Comment l'adresse est-elle utilisée ?

L'adresse que vous fournissez est automatiquement utilisée pour :

1. Trouver le lieu exact via Google Places

2. Créer l'adresse du fournisseur dans Cocohop

3. Associer le lieu au fournisseur

Plus l'adresse est précise et complète, mieux le système pourra trouver le bon lieu.

Que faire si un fournisseur n'a pas pu être importé ?

Le rapport d'importation vous indiquera la raison de l'échec. Les raisons les plus courantes sont :

• Nom manquant

• Format de données incorrect (ex: email invalide)

• Lieu introuvable (le système n'a pas pu trouver le lieu associé)

Dans ce cas, corrigez les informations dans votre fichier et réessayez.

Puis-je modifier un fournisseur après l'importation ?

Oui. Une fois importé, vous pouvez modifier les informations du fournisseur directement dans l'interface Cocohop.

À quoi servent les champs "description", "tarifs" et "type" ?

Ces champs sont utilisés pour décrire les ressources (activités, hébergements, etc.) associées à vos fournisseurs :

• Description : Description détaillée de l'activité ou du lieu

• Tarifs : Variantes de tarifs formatées (ex: "Adulte : 50.00, Enfant : 29.00, Bébé : 10.00")

• Type : Type de ressource (ex: "rent-car" pour location de voiture, laisser vide pour les autres)

Ces informations seront visibles par vos clients lors de la consultation des fournisseurs.

Combien de temps prend l'importation ?

Cela dépend du nombre de fournisseurs :

• 10 fournisseurs : environ 1-2 minutes

• 100 fournisseurs : environ 10-15 minutes

• 1000 fournisseurs : environ 1-2 heures

Le système traite les fournisseurs par lots pour optimiser les performances.

🆘 Besoin d'aide ?

Si vous rencontrez des difficultés :

1. Vérifiez votre fichier avec la liste de vérification ci-dessus

2. Consultez le rapport d'erreur pour identifier les problèmes

3. Contactez le support Cocohop avec :

   • Votre fichier (ou un extrait)

   • Le rapport d'erreur

   • Une description du problème

📎 Exemples pratiques

Exemple 1 : Importation d'un hôtel

Nom : Grand Hôtel Paris
Description : Hôtel 5 étoiles avec vue sur la Tour Eiffel
Téléphone : +33123456789
Email : reservations@grandhotelparis.fr
Site web : https://www.grandhotelparis.fr
Adresse : 15 Avenue Montaigne
Ville : Paris
Code postal : 75008
Pays : France
Code pays : FR
Latitude : 48.8566
Longitude : 2.3522
Nom du lieu : Grand Hôtel Paris

Exemple 2 : Importation d'un restaurant (informations minimales)

Nom : Le Bistrot Lyonnais
Ville : Lyon
Pays : France

Même avec peu d'informations, le système essaiera de trouver le lieu. Cependant, il est recommandé de fournir plus de détails.

Exemple 3 : Importation d'un guide touristique

Nom : Provence Wine Tours
Description : Visites guidées des vignobles de Provence
Téléphone : +33490123456
Email : info@provencewinetours.com
Site web : https://www.provencewinetours.com
Adresse : 25 Cours Mirabeau
Ville : Aix-en-Provence
Code postal : 13100
Pays : France
Code pays : FR

💼 Conseils pour les professionnels du voyage

Organisation de votre fichier

1. Groupez par type : Créez des fichiers séparés pour les hôtels, restaurants, guides, etc.

2. Utilisez des noms cohérents : Choisissez un format de nommage et respectez-le

3. Vérifiez avant d'importer : Prenez le temps de relire votre fichier

4. Sauvegardez vos fichiers : Gardez une copie de vos fichiers d'importation

Meilleures pratiques

• ✅ Fournissez toujours une adresse complète quand c'est possible (utilisée pour créer l'adresse du fournisseur)

• ✅ Utilisez les coordonnées GPS pour les lieux importants

• ✅ Vérifiez les emails et téléphones avant l'importation

• ✅ Ajoutez des descriptions pour aider vos clients à choisir

• ✅ Indiquez les tarifs dans le champ pricing_variants (format: "Adulte : 50.00, Enfant : 29.00")

• ✅ Utilisez le type "rent-car" pour les locations de voiture

• ❌ Ne mettez pas de données sensibles (mots de passe, etc.)

• ❌ Ne mélangez pas plusieurs langues dans un même fichier

📞 Support

Pour toute question ou assistance :

• Email support : support@cocohop.com

• Exemples de fichiers : Consultez les fichiers exemple_fournisseurs.csv et exemple_fournisseurs.xlsx dans ce dossier

Bonne importation ! 🚀