Statuts du projet

Plusieurs statuts sont disponibles pour vos projets :

💶 La phase commerciale et de devis

• Nouveau :
  Le projet vient d'être créé (manuellement ou suite à la conversion d'une demande/lead). L'itinéraire et la structure de base sont en cours de mise en place, mais aucune proposition n'a encore été transmise au voyageur.

• Devis envoyé :
  La proposition ou le devis numérique a été partagé(e) avec le client. Le voyageur est en train de le consulter et d'étudier l'offre.

• Devis signé :
  Le client a accepté et signé l'offre. Le projet est désormais confirmé commercialement.

✅ La phase de production et d'opération

• Conception en cours :
  L'équipe affine le programme, peaufine les détails logistiques, les textes des carnets de voyage ou attend les ajustements demandés par le client.

• Validé :
  Tous les arbitrages sur le programme sont arrêtés. L'itinéraire est validé et les réservations fermes (prestataires, hôtels, transports) peuvent être lancées ou sont en cours de finalisation.

• Finalisé :
  Toutes les prestations sont confirmées et réservées. Les documents finaux (carnet de voyage / travel book, bons d'échange, vouchers) sont prêts à être délivrés aux voyageurs.

🧳 La phase opérationnelle

• Voyage en cours
  Il indique que le dossier est passé de la phase de préparation/réservation à la phase d'assistance et de suivi en temps réel. Sur votre tableau de bord, cela vous permet d'isoler immédiatement les clients qui voyagent en ce moment (pour la conciergerie, la gestion des imprévus ou l'assistance sur place).

💡 Pour que Cocohop bascule automatiquement un dossier vers « Voyage en cours », plusieurs critères cumulatifs doivent être réunis :

1. La validation préalable du dossier (statut commercial/opérationnel) :

   • Le projet doit être confirmé et prêt pour le départ : statut Validé ou Finalisé

   • Un dossier au statut Nouveau, Devis envoyé, Abandonné ou Annulé ne passera jamais automatiquement en voyage en cours.

2. Le franchissement de la date de départ :

   • La date et l'heure de début du voyage sont atteintes :
     Date/Heure actuelle ≥ Date de début du voyage

3. Le séjour n'est pas encore terminé :

   • La date de fin de séjour n'est pas encore dépassée :
     Date/Heure actuelle ≤ Date de fin du voyage

❌ Les statuts de clôture ou d'arrêt

• Abandonné :
  Projet qui s'arrête avant confirmation (par exemple : le devis n'a pas abouti, le prospect ne donne pas suite ou a choisi une autre agence). Cela permet de distinguer les prospects perdus des dossiers réellement annulés.

• Annulé :
  Projet qui avait été confirmé (devis signé ou étapes ultérieures) mais qui a été annulé par la suite (imprévu du client, force majeure, etc.).

• Archivé ;
  Permet de classer et masquer un dossier terminé ou clos de la vue active tout en conservant l'intégralité de son historique pour vos archives comptables et statistiques.

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